新型コロナウイルスの影響により、オンラインでのコミュニケーションがより一層求められるようになり、中でも取り組みが盛んになったのがウェビナーです。皆様の中にもウェビナーに参加した経験がある方は多いと思いますが、一方で開催したことがある方は少ないのではないでしょうか。そこで今回はウェビナーを初めて実施されようと考えている方向けに、そのメリット・デメリット、開催に向けての準備や注意点を詳しく解説していきます。また、最後にはよく利用されるウェビナーツールの比較も行っております。これからウェビナーを開催する予定の方や、ウェビナーの可能性を探している方にとって、一助となる情報を提供できれば幸いです。
ウェビナー（Webinar）とは、インターネットを通じて行われるセミナーのことで、「Web」（ウェブ）と「Seminar」（セミナー）を組み合わせた造語です。ウェビナー内で行うコンテンツには、製品の使い方や事例の紹介、パネリストによる講演などがあります。ウェビナーは物理的な距離や時間制約を越えて、多くの顧客に情報を共有することが可能です。
オフラインセミナーとウェビナーとは、その実施方法に大きな違いがあります。オフラインセミナーでは、参加者と主催者が一つの会場に集まり、直接顔を合わせて情報を共有します。対して、ウェビナーは全てをオンライン上で完結することができます。そのため、参加者は自宅やオフィスなど、自分が選んだ場所からセミナーに参加することができます。このことは主催者側にも大きなメリットがあり、例えば、会場の手配や移動の手間が省けてコストと時間を削減することができたり、全国の見込み顧客にリーチが可能です。また、オフラインセミナーでは参加者数に制限があるため大規模なイベントを開催するのは難しいですが、ウェビナーであれば数名から数十名の小規模イベントから、10,000人規模の大規模イベントまで幅広く開催することが可能な点も利点の一つです。
ウェビナーを開催する目的はさまざまですが、特にBtoBマーケティングにおいては「リードジェネレーション（獲得）」と「リードナーチャリング（育成）」が重要な目的です。
出典：SAIRU
ウェビナーに参加したいと思う人々は、そのトピックに関心があるか、あるいは何らかの課題を抱えている見込み顧客の可能性が高いです。そうした人々をターゲットに、有益な情報を提供することで信頼関係を築くことができれば、ウェビナーで大量のリードを獲得できる可能性があります。また、既存のリードに対するリードナーチャリングのためのツールとしてもウェビナーは有用です。受注までのプロセスにおいて教育的なコンテンツを提供し、ブランドや製品について詳しく説明することで、見込み客の関心を醸成することができます。ウェビナーを通じて継続的に情報を提供し、顧客の問題解決を支援することで、顧客との関係を深め、購買意欲を高めることができます。
ウェビナーは運営者側と参加者側の両方にとって多くのメリットがあります。運営者側にとって、ウェビナーは物理的な参加人数の制限がなく、遠方の顧客などオフラインでは参加できない見込み客にもアプローチできるという大きな利点があります。また、会場を借りる必要がないため、会場探しや日程調整の手間が省け、会場運営の人員も不要なので、コストを抑えることが可能です。さらに、録画配信の機能を活用することで、同一内容のセミナーを何度も配信することができ、運営側の負担を大きく軽減することが可能となります。参加者側にとっても、ウェビナーには様々なメリットが存在します。まず、手軽に視聴可能であり、会場まで移動する必要がなく、日程調整の手間が省けます。遠方で行われるセミナーでも、移動時間や費用、宿泊手配、身支度といった要素を考えることなく、自宅や職場から参加することができます。さらに、モニターが見えにくいといった場所による問題がなく、快適に参加することが可能です。また、オンデマンド配信の場合は、一時停止や繰り返し視聴が可能なため、理解を深めることができます。
ウェビナーは便利で多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。それぞれの立場で見たデメリットを考えてみましょう。運営者側にとってのデメリットとして、まず挙げられるのは参加者が離脱しやすいという点です。参加者が自宅や職場など自身の環境でウェビナーに参加するため、他の業務を並行して行うことができます。加えて、物理的に同じ空間にいるオフラインセミナーとは違い、主催者側は参加者の顔が見えないため、一方的な進行になる可能性もあり、参加者の注意を惹き続けるのは容易ではありません。また、機材トラブルが発生すると、進行の遅延や参加者の不満を招く可能性があります。参加者側から見たデメリットとしては、自身の端末や回線のトラブルにより、ウェビナーを視聴できないリスクがあります。さらに、ウェビナーはオンラインで行われるため、インタラクティブなコミュニケーションが取りづらく、モチベーションの低下を招きやすいです。これらのデメリットはリハーサルを行い機材トラブルのリスクを軽減したり、チャットやアンケートを活用してコミュニケーションを図るなどの工夫により、ある程度軽減することが可能です。
ウェビナーの開催形態は一様ではありません。それぞれの状況や目的に応じて、最適な形態を選択することが重要です。この章では、ウェビナーの基本的な開催形態とその選び方について詳しく解説します。
ウェビナーの開催形態は多種多様です。一般的に思い浮かべるのは講義型のウェビナーかもしれませんが、それだけではありません。著名人を招いてのセミナー、自社の専門知識やノウハウ紹介セミナー、パートナー企業や業界他社と共催セミナー、特定の業界に焦点を当てた業界特化セミナー、顧客登壇セミナー、少人数での勉強会やユーザー会など、形態はさまざまあります。
ウェビナーの形態選びは、目的とターゲットの関心度に応じて選ぶべきです。顧客のニーズと自社の目的に最もマッチする形態を選ぶことで、ウェビナーの効果を最大限に引き出すことができます。
以下に目的に対して、どのような形態のウェビナーが効果的かを整理しましたのでご参照ください。
あくまで上記は一般的にマッチしやすいものを挙げています。コンテンツの作り込みによってはどのような形態でも目的を達成することはできるので、自社に適した形態を試行錯誤しながら見つけるのもよいでしょう。
ウェビナーを開催するにあたり、事前の準備が成功のカギとなります。効果的なコンテンツの作成、開催形式の選定、適切なツールと機材の選択、集客ページやアンケートの作成、そして告知と集客活動の推進という5つのステップを踏むことで、効果的なウェビナー開催が可能です。
コンテンツの質はウェビナーの質に直結するため、コンテンツの作成は最も重要なステップと行っても過言ではありません。特にウェビナーにおける投影資料は、参加者が内容を理解するための大切な要素です。視覚的な情報は、参加者の注意を惹きつけ、記憶の定着に欠かせません。また、アンケートに回答した参加者に対して、投影資料を後で配布するというアプローチは、参加者からのフィードバックを収集しやすくするだけでなく、リード獲得にも有効な方法となります。
コンテンツが作成できれば、次のステップはウェビナーの開催方法の決定です。ウェビナーには主に2つの開催方法があり、一つはリアルタイムで行うライブ配信、もう一つは事前に録画した内容を配信する録画配信です。ライブ配信はリアルタイムでの質問やディスカッションが可能な一方で、技術的な問題や時間帯の調整などの問題が生じやすいです。一方、録画配信は内容を事前に厳密にコントロールでき、配信時間も自由に設定できますが、参加者とのリアルタイムなインタラクションはありません。これらのデメリットを補い合うため、ハイブリッド型という選択肢もあります。これは、講義内容を録画で配信し、Q&Aセッションだけをリアルタイムで行うといった形です。これにより、配信内容の品質を保ちつつ、参加者との対話の機会も得ることができます。
開催方法が決まったら、開催方法に合わせて適切なツールと機材の選定が必要です。ツールについては、ZoomやV-CUBEセミナーなどがよく利用されています。これらは利用者が多く、信頼性も高いですが、必要な機能や予算に応じて最適なものを選ぶことが重要です。また、機材については、画質や音質を確保するために専用のウェビナーカメラやマイク、スタジオの設定が必要となることもあります。これらは参加者の視覚的・聴覚的な体験を大きく左右します。具体的なツールの選定方法については後ほど詳述します。
どれだけ良いコンテンツを作成して、ハイレベルなツールや機材を用意しても、集客できなければ意味がありません。そのため、集客ページの作成は重要なステップです。集客ページには、ウェビナーの目的、日時、内容の概要、登壇者の情報などを記載します。特に、参加者はウェビナーを通じて何を得ることができるのかが伝わるような内容が望ましいでしょう。アイキャッチができるようビジュアルにも拘りましょう。
さらに、ウェビナー後には参加者からのフィードバックを収集するためのアンケートの作成も忘れてはなりません。アンケートは、次回以降のウェビナーの質を高めていくためだけではなく、ユーザーの意向度を知るためにも欠かせません。前述した通り、アンケートの回答率を高めるために、投影資料の配布を行うなどの施策も検討しましょう。
ウェビナーの告知・集客は計画的に行いましょう。告知はウェビナー開催日の1ヶ月前から行うと効果的です。告知手段としては、会社のウェブサイトやSNS、メールニュースレターなどを利用します。特にSNSは即時性と拡散力を持つため、効果的な集客手段となるでしょう。また、ウェビナーの内容に応じて、特定の業界誌への広告掲載も視野に入れましょう。集客活動では、ウェビナーの内容を魅力的に伝えるだけでなく、参加登録へと誘導する導線も忘れずに配置しましょう。
ウェビナー開催には、良好な進行と参加者の理解を促進するためのいくつかの注意点が存在します。これから詳しく説明するリハーサルの重要性、リマインドメールの有効性、そして参加者が参加しやすい日時設定の三点を押さえ、効果的なウェビナーを開催しましょう。
オフラインのセミナーでは入念にリハーサルを行う企業も、ウェビナーになるとリハーサルを疎かにしがちです。しかし、ウェビナーこそリハーサルが重要です。特に、機材トラブルやツールの操作ミスなど、ウェビナー特有のデメリットを解消するためにもリハーサルは必ず行いましょう。また、ライブ配信の場合はどのように時間配分するかリハーサルで確認しておきましょう。参加者の雰囲気を見ながら調整ができるオフラインセミナーと違い、ウェビナーは一度開始するとなかなか軌道修正することができません。そのため、事前に講義内容が時間内に収まるのかを確認しておくことが大切です。
参加者全員がカレンダーにウェビナーのスケジュールを登録しているわけではなく、その結果、参加者がウェビナーの開始日時やURLをロストしてしまう可能性があります。このような状況を避けるため、ウェビナー開始前にはリマインドメールを送りましょう。送付のタイミングは1週間前、前日、当日などが一般的です。あまり高頻度でお送りすると、かえって煩わしくなるので、注意が必要です。効果的に送ることができれば、未参加者を最小限に抑えられるでしょう。
ウェビナーの成功には、参加者が参加しやすい日時の設定が欠かせません。具体的には、会議が少ない昼休みの時間や、勤務時間が終了した18時以降など、ターゲットが時間を確保しやすいと思われる時間帯を選ぶことが効果的です。さらに、参加者の都合をより具体的に把握するためには、アンケートを活用し、参加しやすい時間を事前に集計するという方法もオススメです。これにより参加率が高まり、ウェビナーの効果を最大限に引き出すことが可能となります。
ウェビナーツールを選ぶ際には、ユーザーのニーズや予算に合わせて、さまざまなポイントを検討する必要があります。特に、料金プランと機能は、選定時に最も重視すべき要素と言えるでしょう。この章では、それぞれの要素がウェビナーツール選定にどのように影響するのかを詳しく解説します。
ウェビナーツールの料金プランは大きく「従量課金型」と「サブスクリプション型」の2つに分けられます。従量課金型はウェビナーの開催回数や参加人数に応じて料金が変動する方式で、予定される開催頻度や規模が小さい場合にはコストを抑えられるメリットがあります。一方、サブスクリプション型は月額または年額で一定の料金を支払い、制限なくウェビナーを開催できる方式です。頻繁に大規模なウェビナーを開催する場合にはこちらのプランが適しています。
ウェビナーツール選定においてもう一つ重要なのはその機能です。配信形態はライブ配信だけでなく、録画配信、オンデマンド配信が可能かを確認しましょう。また、参加者とのコミュニケーション機能として、アンケートやチャットが利用できるかも重要です。これにより、参加者のフィードバックをリアルタイムで得ることが可能になります。さらに、参加者登録ページの作成機能や視聴ログの取得機能も重視すべき点です。参加者登録ページは集客に直結し、視聴ログは後のフォローアップや次回イベントの改善に役立つデータとなります。これらの機能はツールにより異なりますので、自社のニーズやウェビナーの目的に応じて選択することが大切です。
7つの代表的なウェビナーツールを比較紹介します。各ツールの特性や機能を理解し、ビジネスニーズに合うツールを選びましょう。
出典：YouTube
開催時間制限：無制限
最大参加人数：無制限
視聴ログ：あり（YouTube StudioのYouTubeアナリティクスのみ可能）
アーカイブ保存：あり（無制限に保存可能）
チャット機能：あり
アンケート機能：あり（配信中のアンケートが可能）
出欠確認：なし
YouTubeライブは、Googleが運営する世界最大規模の動画共有プラットフォームYouTubeの機能の一つであり、リアルタイムでの動画配信が可能です。既に多くの人々がYouTubeを使用しているため、新たにツールをダウンロードする必要がなく、視聴者も操作に慣れている点が特徴です。URLより誰でも視聴することができ、人数制限もないため、幅広い顧客にリーチしたい場合は有効です。ただし、ウェビナー後のフォロー機能などはあまりないため、有力なリード獲得やリレーション構築には使いづらい側面があります。
出典：Zoom
開催時間制限：40分（３人以上の利用による制限）
最大参加人数：100人
視聴ログ：なし
アーカイブ保存：あり（ローカルに保存可能）
チャット機能：あり
アンケート機能：なし
出欠確認：あり（参加者の一覧より確認可）
ZoomMeetingsは、アメリカのZoom Video Communications社が提供するオンライン会議システムです。その手軽さと高い機能性から、世界中の多くのユーザーに利用されています。他のツールに比べて、世界各国で利用ができ、通信速度が低速でも途切れにくい点が優れています。また、「ブレイクアウトルーム」というZoom上で会議に参加しているメンバーを複数のグループ（小部屋）に分けて、グループワークを行うことができる機能があり、少人数のセミナー等では参加者同士の意見交換などに活用ができます。しかし、注意点として無料版ではミーティング時間に制限があり、また参加者数も限られるため、大規模なウェビナー開催が難しい点が挙げられます。また、参加者側がマイクをオンにしたり、画面共有したりしないように注意喚起が必要です。
開催時間制限：30時間
最大参加人数：1万人
視聴ログ：あり（イベント分析およびレポートの作成）
アーカイブ保存：あり（ローカル/クラウドに保存可能）
チャット機能：あり
アンケート機能：あり（セッションアンケートが可能。事後のアンケートは不可）
出欠確認：あり（参加者の一覧より確認可能）
Zoom Webinarsは、同じくZoom Video Communications社が提供する有料のウェビナーサービスです。基本のZoom機能に加え、より大規模で高度なオンラインイベントやセミナーを開催するためのオプションが豊富に揃っています。Zoomがもつ通信速度が低速でも途切れにくいという特徴に加えて、参加者管理機能やQ&A機能、投票機能など、ウェビナー開催におけるリアルタイムでインタラクティブなコミュニケーションを強化する機能が充実している点が特徴です。一方、有料プランであるため、コストがかかる点と設定項目が多いため操作には慣れが必要な点には注意が必要です。また、通常のzoom meetingが持つブレイクアウトルームの機能は利用できません。
出典：Google
開催時間制限：60分
最大参加人数：100人
視聴ログ：なし
アーカイブ保存：なし
チャット機能：あり
アンケート機能：なし
出欠確認：あり（参加者の一覧より確認可能）
Google Meetは、Googleが提供するビデオ会議ツールです。Google Workspace（旧G Suite）の一部として提供されており、Googleの他の製品との親和性が非常に高いことが特徴です。Googleカレンダーとの連携により、スケジュールや参加者の管理が簡単で、またGmailとの統合により、メールから直接会議に参加することも可能です。ただし、他のウェビナーツールに比べて、参加人数が100人と限られているため、大規模開催には不向きなツールと言えます。また、zoomの無料版と同じく、参加者がミュートを外したり、画面共有をしないように案内が必要です。
出典：V-CUBE
開催時間制限：未確認
最大参加人数：26,000人
視聴ログ：あり
アーカイブ保存：あり
チャット機能：あり
アンケート機能：あり（ライブでもオンデマンドでも可能）
出欠確認：あり（出席確認などの管理が可能）
V-CUBE セミナーは、株式会社ブイキューブが運営するウェビナープラットフォームで、Web会議のクラウド市場で13年連続シェアNo.1を誇ります。アプリのインストールが不要でブラウザから利用ができ、最大26,000まで同時接続ができるため、大規模なウェビナー開催に向いています。また、2020〜2021年の2年連続サービス稼働率100%を達成している安定性も選ばれる理由の一つです。その他にも充実したサポートプランがあり、ウェビナーを初めて開催する企業にとっては安心できる材料がありますが、その分利用料は他のツールと比べると高い設定になっています。
出典：Webex
開催時間制限：無制限
最大参加人数：10,000人（webキャストビューの場合、最大100,000人）
視聴ログ：あり（アクティビティレポートの出力が可能）
アーカイブ保存：あり(録画リンクにて共有可能）
チャット機能：あり
アンケート機能：あり（視聴中の投票、事後アンケートが可能）
出欠確認：あり（出席者レポートの出力が可能）
Cisoco Webox Webinarsは、世界的な通信機器大手シスコシステムズが提供するウェビナープラットフォームです。最大100,000人の参加が可能で、100以上の言語へのリアルタイム翻訳を提供できるので、世界中の視聴者へアプローチすることができます。また、ブレイクアウトセッションを活用することもでき、少人数開催にも対応する機能が充実しています。また、同社が提供するライブQ＆AツールのSlidoと連携が可能で、参加者とのインタラクティブなコミュニケーションを活発化することができます。一方で、価格はカスタマイズとされており、シスコの営業とのやりとりが必要なため、手軽に利用するのには少しハードルがあります。大規模なウェビナー開催を控えており、ツールに対して予算を確保できている企業向けのツールと言えるでしょう。
出典：ネクプロ
開催時間制限：無制限
最大参加人数：2,000人（それ以上は事前相談で対応可能）
視聴ログ：あり（コンテンツ閲覧履歴、アンケート結果、アーカイブの視聴履歴の取得可）
アーカイブ保存：あり（メディアサイトの構築が可能）
チャット機能：あり
アンケート機能：あり（事前/事後のアンケート可能）
出欠確認：あり（会員単位のウェビナー参加履歴の確認が可能）
ネクプロは、株式会社ネクプロが提供するウェビナー・動画配信プラットフォームです。BtoB企業向けに特化しており、ウェビナー開催前から開催後まで、企画・運営・集客のあらゆる場面に必要となる機能を搭載しています。特に、ウェビナーをアーカイブし、見逃した人や再視聴者に提供できるメディアサイトの作成が可能な点が優れており、会員限定公開で新規顧客向け・取引先向け・社内向け情報提供を制御することができ、ターゲットに合わせた情報提供が可能です。利用するためには、見積や営業とのやりとりが必要になりますが、契約締結後は最短1日でアカウント発行でき、指定の日時から使用が可能です。
本記事では、ウェビナーの概要や開催形態と選び方、開催に向けてのステップや注意点、ツールの選定方法や具体的なツールの比較を紹介しました。ウェビナーはオフラインセミナーと異なり、場所を選ばずに参加者と情報を共有することができます。この利便性は、新たな見込み客との接触機会を増やすための強力なツールとなり得ます。ウェビナーを始める際は、まずはウェビナーの開催目的を明確にし、それに合わせて開催形態やツールを選びましょう。この記事で紹介したウェビナーについての知識を活かし、効果的なウェビナー開催に向けた準備を進めてみてください。
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